Pravidlá ochrany osobných údajov
1. Základné ustanovenia
1.1 Úvodné informácie
Spoločnosť Moven s.r.o., prevádzkujúca službu KošiceTaxi24, kladie maximálny dôraz na ochranu vášho súkromia a osobných údajov. Tento dokument podrobne popisuje, ako nakladáme s osobnými údajmi, ktoré nám zveríte pri využívaní našich služieb taxislužby.
Pri spracovaní osobných údajov sa riadime:
- Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 (GDPR)
- Zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov
- Zákonom o cestnej doprave a súvisiacimi predpismi
1.2 Prevádzkovateľ osobných údajov
Vaše osobné údaje spracúva spoločnosť:
Obchodné údaje:
- Obchodné meno: Moven s.r.o.
- Obchodný názov: KošiceTaxi24
- Sídlo: Bauerova 1205/7, 040 23 Košice – mestská časť Sídlisko KVP
- IČO: 54776961
- DIČ: 2121780397
- IČ DPH: SK2121780397 (sme platcami DPH)
Registračné údaje:
- Zápis v OR: Spoločnosť zapísal Mestský súd Košice do Obchodného registra pod číslom Sro/54699/V dňa 27.7.2022
- Koncesia na výkon taxislužby: OU-KE-OCDPK-2022/034634
Pre všetky otázky týkajúce sa ochrany osobných údajov nás môžete kontaktovať:
- Email: [email protected]
- Telefón: +421 940 242 717
- Adresa: Bauerova 1205/7, 040 23 Košice – mestská časť Sídlisko KVP
2. Spracúvanie osobných údajov pri poskytovaní našich služieb
2.1 Aké osobné údaje zbierame
Pri objednávke našich služieb spracúvame nasledujúce osobné údaje:
2.1.1 Údaje z objednávkového formulára:
Tieto údaje sú nevyhnutné pre zabezpečenie prepravy a zahŕňajú:
- Meno a priezvisko objednávateľa
- Emailovú adresu pre zaslanie potvrdenia
- Telefónne číslo pre komunikáciu s vodičom
- Údaje o preprave (začiatok a koniec trasy)
- Dátum a čas vyzdvihnutia
- Prípadné poznámky k objednávke (napr. potreba väčšieho vozidla)
2.1.2 Fakturačné údaje:
V prípade platby na faktúru spracúvame dodatočne:
- Fakturačné meno/názov spoločnosti
- Fakturačnú adresu
- IČO (v prípade podnikateľov)
- DIČ/IČ DPH (ak je pridelené)
- Bankové spojenie pre úhradu
2.1.3 Údaje o realizovanej preprave:
Pre účely evidencie a kvality služieb zaznamenávame:
- Čas začiatku a ukončenia prepravy
- Skutočnú trasu prepravy
- Cenu prepravy
- Spôsob platby (hotovosť/faktúra)
2.2 Účel spracovania osobných údajov
Vaše osobné údaje spracúvame výhradne na nasledujúce účely:
2.2.1 Poskytnutie prepravnej služby:
- Spracovanie vašej objednávky prepravy
- Zabezpečenie komunikácie pred a počas prepravy
- Realizácia samotnej prepravy
- Vystavenie dokladu o zaplatení
- Vybavenie prípadných reklamácií
2.2.2 Účtovné a daňové účely:
- Vystavenie faktúr
- Vedenie účtovnej evidencie
- Plnenie daňových povinností
- Archivácia dokladov podľa zákona
2.2.3 Zlepšovanie našich služieb:
- Hodnotenie kvality poskytnutých služieb
- Optimalizácia procesov prepravy
- Riešenie prípadných sťažností
- Štatistické vyhodnocovanie služieb
2.2.4 Ochrana našich práv:
- Riešenie prípadných sporov
- Vymáhanie pohľadávok
- Zabezpečenie dôkazov v prípade reklamácií
- Ochrana majetku a bezpečnosti
2.3 Právne základy spracovania
Vaše osobné údaje spracúvame na základe nasledujúcich právnych základov:
2.3.1 Plnenie zmluvy o preprave:
Ide o spracovanie údajov nevyhnutných na:
- Uzatvorenie zmluvy o preprave osôb
- Realizáciu prepravnej služby
- Komunikáciu súvisiacu s prepravou
- Vystavenie dokladu o platbe
2.3.2 Plnenie zákonných povinností:
Spracovanie vyplývajúce z:
- Zákona o účtovníctve
- Zákona o dani z pridanej hodnoty
- Zákona o cestnej doprave
- Ďalších relevantných predpisov
3. Doba uchovávania osobných údajov
3.1 Všeobecné pravidlá uchovávania údajov
Pri určovaní doby uchovávania vašich osobných údajov sa riadime princípom minimalizácie. To znamená, že vaše údaje uchovávame len po nevyhnutne potrebnú dobu, ktorá sa líši podľa typu údajov a účelu ich spracovania. Po uplynutí tejto doby vaše údaje bezpečne vymažeme alebo anonymizujeme tak, aby už nebolo možné identifikovať konkrétnu osobu.
V prípade údajov súvisiacich s prepravnou službou uchovávame vaše osobné údaje po dobu 3 rokov od poskytnutia služby. Táto doba nám umožňuje riešiť prípadné reklamácie, spätne dokladovať poskytnuté služby a zároveň vám poskytnúť históriu vašich jázd, ak by ste ju potrebovali. V prípade pravidelných zákazníkov sa táto doba počíta vždy od poslednej realizovanej prepravy.
Osobitne pristupujeme k uchovávaniu účtovných dokladov a faktúr, ktoré podľa zákona o účtovníctve musíme archivovať po dobu 10 rokov. Tieto dokumenty obsahujú základné fakturačné údaje, ktoré sme povinní uchovávať pre prípad daňovej kontroly alebo iného zákonného preverenia.
3.2 Špecifické doby uchovávania podľa typu údajov
Kontaktné a objednávkové údaje, ktoré nám poskytnete prostredníctvom formulára na našej webovej stránke, uchovávame po dobu realizácie prepravy a následne počas vyššie uvedenej trojročnej lehoty. Tieto údaje zahŕňajú vaše meno, telefónne číslo, emailovú adresu a detaily o požadovanej preprave. Po uplynutí tejto doby sú tieto údaje automaticky vymazané z našich systémov.
V prípade, že ste nám poskytli fakturačné údaje pre vystavenie faktúry, tieto informácie sú súčasťou účtovných dokladov a podliehajú zákonnej dobe archivácie 10 rokov. Medzi tieto údaje patria fakturačné meno/názov spoločnosti, adresa, IČO, DIČ/IČ DPH a bankové spojenie. Tieto údaje musíme uchovávať v nezmenenej podobe pre prípad kontroly zo strany štátnych orgánov.
4. Práva dotknutých osôb
4.1 Základné práva pri spracovaní osobných údajov
Ochrana vašich osobných údajov je založená na rešpektovaní vašich práv ako dotknutej osoby. Je pre nás dôležité, aby ste vedeli, že máte kontrolu nad svojimi osobnými údajmi a môžete kedykoľvek uplatniť svoje práva, ktoré vám garantuje GDPR a zákon o ochrane osobných údajov.
Pre uplatnenie ktoréhokoľvek z nižšie uvedených práv nás môžete kontaktovať emailom na [email protected] alebo písomne na adrese našej spoločnosti. Na vašu žiadosť odpovieme do 30 dní. V prípade komplexnej požiadavky môžeme túto lehotu predĺžiť o ďalších 60 dní, o čom vás budeme informovať.
4.2 Podrobný popis jednotlivých práv
Ako používateľ našich služieb máte právo na prístup k svojim osobným údajom. To znamená, že vám na požiadanie poskytneme kompletný prehľad osobných údajov, ktoré o vás spracúvame. Tento prehľad bude obsahovať informácie o tom, aké konkrétne údaje uchovávame, na aký účel ich používame, ako dlho ich budeme uchovávať a komu ich prípadne poskytujeme.
Ak zistíte, že niektoré údaje, ktoré o vás vedieme, sú nesprávne alebo neaktuálne, máte právo na ich opravu. Stačí nás kontaktovať s požiadavkou na opravu a my zabezpečíme aktualizáciu týchto údajov v našich systémoch. Toto právo je dôležité najmä pri kontaktných údajoch, aby sme vás mohli spoľahlivo zastihnúť v súvislosti s poskytovaním našich služieb.
V určitých prípadoch máte právo na vymazanie svojich osobných údajov (tzv. právo na zabudnutie). Toto právo môžete uplatniť najmä vtedy, ak už neexistuje dôvod na ich ďalšie spracúvanie, napríklad ak ste prestali využívať naše služby. Je však dôležité vedieť, že toto právo nie je absolútne a v niektorých prípadoch, napríklad kvôli zákonným povinnostiam (účtovné doklady), nemôžeme vaše údaje vymazať aj napriek vašej žiadosti.
4.3 Postup pri uplatnení práv
Pri uplatnení vašich práv postupujeme vždy individuálne a s maximálnou starostlivosťou. Po prijatí vašej žiadosti najprv overíme vašu totožnosť, aby sme zabezpečili, že údaje neposkytneme neoprávnenej osobe. Následne vašu žiadosť dôkladne posúdime a rozhodneme o ďalšom postupe.
5. Bezpečnosť a ochrana osobných údajov
5.1 Komplexný systém zabezpečenia
Bezpečnosť vašich osobných údajov je našou prioritou. Implementovali sme preto rozsiahle bezpečnostné opatrenia, ktoré chránia vaše údaje pred neoprávneným prístupom, stratou alebo zneužitím. Všetky osobné údaje spracúvame výhradne v zabezpečenom prostredí a pristupujú k nim len oprávnené osoby.
Naši zamestnanci sú pravidelne školení v oblasti ochrany osobných údajov a sú viazaní mlčanlivosťou. Prístup k údajom majú len tí pracovníci, ktorí ho nevyhnutne potrebujú pre výkon svojej práce, napríklad dispečeri pre spracovanie objednávok alebo účtovníci pre vystavenie faktúr.
Pravidlá ochrany osobných údajov
5.2 Konkrétne bezpečnostné opatrenia
Pri ochrane vašich osobných údajov využívame kombináciu technických a organizačných opatrení. Všetka elektronická komunikácia, vrátane objednávkového formulára na našej webstránke, je zabezpečená pomocou šifrovania. To znamená, že keď nám odosielate svoje údaje prostredníctvom našej webstránky, sú počas prenosu chránené pred neoprávneným prístupom.
Osobné údaje, ktoré od vás získame, uchovávame v zabezpečených systémoch s kontrolovaným prístupom. Každý prístup k údajom je monitorovaný a zaznamenávaný, čo nám umožňuje spätne zistiť, kto a kedy s údajmi pracoval. Pravidelne tiež vykonávame zálohovanie dát, aby sme predišli ich strate v prípade technických problémov.
Papierové dokumenty, ktoré obsahujú osobné údaje, ako napríklad vytlačené objednávky alebo účtovné doklady, uchovávame v uzamykateľných priestoroch s obmedzeným prístupom. K týmto dokumentom majú prístup len oprávnené osoby a po uplynutí doby uchovávania sú bezpečne skartované.
6. Používanie cookies a analytických nástrojov
6.1 Čo sú cookies a ako ich používame
Na našej webovej stránke www.kosicetaxi24.sk používame cookies, čo sú malé textové súbory, ktoré sa ukladajú vo vašom prehliadači. Tieto súbory nám pomáhajú zabezpečiť správne fungovanie stránky a zlepšovať kvalitu našich služieb. Je dôležité vedieť, že cookies neobsahujú žiadne citlivé osobné údaje a nemôžu poškodiť vaše zariadenie.
Používame primárne technické cookies, ktoré sú nevyhnutné pre základné fungovanie našej webstránky. Tieto cookies zabezpečujú napríklad správne fungovanie objednávkového formulára a nemôžu byť vypnuté, pretože bez nich by stránka nefungovala správne.
6.2 Správa cookies pomocou Cookiebot
Na našej stránke využívame nástroj Cookiebot™ CMP, ktorý vám umožňuje spravovať svoje preferencie ohľadom cookies. Pri prvej návšteve našej stránky sa vám zobrazí okno, kde môžete jednoducho povoliť alebo zakázať rôzne typy cookies. Svoje rozhodnutie môžete kedykoľvek zmeniť kliknutím na odkaz „Nastavenia cookies“ v päte stránky.
6.3 Analytické nástroje
Pre zlepšovanie našich služieb používame nástroje Google Analytics a Hotjar. Tieto nástroje nám pomáhajú porozumieť, ako návštevníci používajú našu webstránku. Všetky údaje, ktoré tieto nástroje zbierajú, sú anonymizované a nie je možné ich spojiť s konkrétnou osobou.
Google Analytics nám poskytuje informácie o tom, koľko ľudí navštívilo našu stránku, ktoré časti stránky sú najviac navštevované a ako sa návštevníci na stránke pohybujú. Tieto informácie využívame na zlepšovanie obsahu a funkcionality našej webstránky.
Hotjar nám pomáha lepšie pochopiť, ako návštevníci používajú našu stránku, napríklad ktoré časti formulára môžu byť problematické alebo nejasné. Vďaka týmto informáciám môžeme vylepšovať používateľskú prívetivosť našej stránky.
7. Záverečné ustanovenia
7.1 Zmeny v pravidlách ochrany osobných údajov
Naše pravidlá ochrany osobných údajov pravidelne prehodnocujeme a aktualizujeme, aby zodpovedali aktuálnym potrebám a legislatívnym požiadavkám. V prípade významných zmien v spôsobe spracovania vašich osobných údajov vás budeme informovať prostredníctvom našej webovej stránky alebo emailom.
Odporúčame vám pravidelne sledovať tieto pravidlá ochrany osobných údajov, aby ste mali aktuálne informácie o tom, ako chránime vaše osobné údaje. Aktuálna verzia týchto pravidiel je vždy dostupná na našej webovej stránke www.kosicetaxi24.sk.
7.2 Riešenie sporov a sťažností
Ak máte akékoľvek otázky, pripomienky alebo sťažnosti týkajúce sa spracovania vašich osobných údajov, môžete nás kedykoľvek kontaktovať na emailovej adrese [email protected] alebo telefonicky na čísle +421 940 242 717. Všetky vaše podnety sa budeme snažiť vyriešiť čo najrýchlejšie a k vašej spokojnosti.
V prípade, že nebudete spokojní s tým, ako sme vybavili vašu žiadosť alebo sťažnosť, máte právo podať sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, so sídlom Hraničná 12, 820 07 Bratislava, www.dataprotection.gov.sk.
7.3 Záväznosť a účinnosť
Tieto pravidlá ochrany osobných údajov sú záväzné pre všetkých našich zamestnancov a spolupracovníkov, ktorí prichádzajú do kontaktu s osobnými údajmi našich zákazníkov. Všetci sú pravidelne školení a informovaní o svojich povinnostiach pri ochrane osobných údajov.
Tieto pravidlá ochrany osobných údajov nadobúdajú účinnosť dňom 8.11.2023. Týmto dňom strácajú platnosť všetky predchádzajúce verzie pravidiel ochrany osobných údajov našej spoločnosti.